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产品经理好物推荐:为什么用钉钉构建团队知识体系

前段时间我们产品发布新版本时,出现了上线事故,事后我们特意抽出时间组织了复盘会,分析总结了本次上线事故的原因:

前段时间我们产品发布新版本时,出现了上线事故,事后我们特意抽出时间组织了复盘会,分析总结了本次上线事故的原因:

没想到排名第一的是:需求文档更新同步不到位,导致存在信息差;排名第二的是沟通成本较高,不够敏捷。

说到底,就是协作效率的问题。

在敏捷开发的主旋律驱使下,对于当下的互联网企业来说,自身的发展越发需要团队具备高爆发力和长持久力,越发清晰地呈现对协作效率的强制依赖特征。

而生产力工具,则是保持职场高效协同的基础。

所幸,现在我们有了更多可以选择的工具,这对于产品研发、技术开发相关领域的从业者是件好事。

为此,我深度体验了印象笔记、飞书、notion、wolai等诸多在线文档或笔记工具。文档是一种多对多的协作方式,不用我们分别去1对1或者1对多的去反复沟通事情,在线的文档则更适合研发类工作的协同与交流。我最终选择了钉钉文档,并强烈推荐给大家。

原因很简单:钉钉文档的内核是协同效率。

钉钉文档的协作效率我认为是同类竞品中的佼佼者,协作流畅、效率高的背后,主要有两方面原因:

一是,钉钉文档本身功能的强大,比如,编辑器丰富、支持文件格式多,模板齐全等等;

二是,钉钉丰富甚至可以说有些复杂的功能体系,带来的融合优势。相比其他纯文档工具更好用,比如编辑需求文档时,需要其他人协助,可以@他/她;项目研发也可以插入一个项目模块,在一篇文档内搞定,不用再去找其他APP,这会让协同效率更高。

今天,镜同学作为深度体验官,就站在产品的视角,将“钉钉文档”这款产品拆解一番,深挖背后的产品逻辑和功能亮点。

第一、协同效率是文档产品的内核。

协作无界,创作无限

这句话是本身就是钉钉文档的产品锚点,内核就是协同效率,一切产品功能的设计都是围绕着这个中心而进行。

这也是产品设计最难能可贵的地方:产品定位准确,且有战略定力和战略执行力。

协作效率既是钉钉文档产品功能设计的出发点,也是落脚点,那么,在协同效率的主旋律下,从产品经理的角度来看,钉钉文档有哪些牢牢扣紧产品定位的音符呢?

1. 强大、丰富而又便捷的编辑器。

如果把文档工具比喻成一辆汽车,文档编辑器就是其核心部件发动机,好的编辑器让用户主动拥抱且流连忘返,文档工具的功能内核就是编辑和记录,这是最基础的需求,也是底线需求。

换句话说,底线需求是1,体验性需求是0,没有前面的1,就算有再多的0也无济于事。

深耕基础,而后发力体验,这两者本身就是有层级先后关系的,比如,印象笔记和钉钉文档同属知识管理工具(前者侧重于个人、后者更重于协同),可在编辑器的这个核心需求的较量上,显然钉钉文档明显后来居上,更遗憾的是,看不到印象笔记要优化编辑器这个核心设施的决心。

而钉钉文档的编辑器,在我看来,是在平衡了专业性与便捷性的基础之上,又增加了更多的体验性设计

钉钉文档的编辑器不断在进化,才成就了当下的“大而精”,可以满足日常办公的任意场景,常用功能菜单与office几乎完全一致,而且,很多小的细节都具备,比如,段落间距、常用公式表达、项目列表、纸张大小、导出格式,甚至字间距等等。

强大的编辑器不仅可以插入云盘附件,关联钉钉,插入项目看板、待办任务、群聊、在线文档等,还可以快捷的插入表情,图片,文件,音视频,链接,地理位置,日期(还可以和钉钉联动),甚至公式、设计稿、代码、脑图,业务流程图等等。

编辑器兼具专业与灵活,可满足各种办公场景需求。

2. 提升知识全生命周期的管理效率。

在线协作方便了协同,那对个人而言,对文档的管理其实就是个人知识体系的管理;而对企业而言,文档的管理则是在群体知识管理的基础上,对其所形成的组织过程资产的高效管理。

而企业组织过程资产的积累,均需要经历知识的生产、流转和消费的核心路径,所以要做好企业或组织的知识管理,不仅局限于对组织知识的存储和分类,更要做好全生命周期的管理。

而这恰恰是产品设计的内在驱动力,值得产品同学学习,我们在做产品设计时,不仅要考虑解决好某个局部功能,更要着眼于流程性的、系统性的业务管理

最近,原来的“知识库”升级到了“团队空间”,在我看来就是对知识全周期管理的一次提升。

首先,原“知识本”升级为“文件夹”。

层级带来的是视觉上的舒适,以及管理上的效率提升,这种目录树让文档的管理变得更容易,用户体验更好。

而这次钉钉文档里新增了“件夹概念,可以使用文件夹对文档做归类,同时可以在一个目录树呈现所有的文档,文档鼠标放上去有预览效果,并可以直接点击查看,还加入了自定义 logo 和封面功能,让每一个空间都可以定义属于自己的调性。

这对于产品同学来说,绝对是个好消息,因为我每一个产品设计得有几十个文档成果,而且每个文档都会有版本更替,文件夹分类可以极大的提高管理的清晰度,而目录树则可以提高检索效率,让需求直接触达。

其次,脑图视图可以自由拖拽。

我在建立目录后,竟然还发现可以脑图视图结构化呈现所有文档。

并且,在空间首页就可以直接拖拽,拖拽之后层级关系也直接同步更新,快速高效完成文档结构的调整。

3. 模板,复用意味着快捷。

经常有产品同学询问我各种文档模板,凡是我有的向来都是有求必应,因为我深知模板对于工作效率的提升。

日常工作中,我们需要处理各种文档,除了产品专业的需求文档之外,诸如会议纪要、行动清单、项目计划管理等等,这些文档都是高频高复用的需求。

关于模板,从产品功能上来说,我以为可以分为三个层次,一是系统模板的丰富度,二是用户可以自定义模板,三是用户模板形成流转场景,可以内循环。

这三个层次逐渐深入,形成结构化的竞争优势,对于高复用的场景提高工作效率,降低知识生产的时间成本。

钉钉文档拥有丰富的模板库,并且可以自定义保存为个人模板或者团队模板,比如,管理员可以将常用的会议、方案、汇报文档保存为“队模板”,这样团队成员可以一键带入团队模板,在团队空间下写文档高效又规范。

第二、安全管理,是团队协作的守护神。

协作高效的前提,一定是数据安全,这也是企业客户的核心诉求,钉钉文档的团队空间的更新,也对权限管理做了三大升级:权限默认继承、私密文档、安全水印。

1. 权限默认继承:文档管理高效赋权。

我记得之前使用原知识库时,每当我对其他产品同学、开发同学设置权限时,每一个文档都需要单独授权这就让我很是吐槽。

现在,团队空间可以直接对文档/文件夹进行整体授权,授权后,所有子文档默认继承父文档权限,并同时支持单独修改。

比如说,原先我的需求进度需要同步至开发同学,需要一个个文档分别添加授权。现在我只需要将文件夹授权给同学就好,除非需要不用再单独配置。

2. 私密文档:仅指定人可见。

工作内部其实是有边界的,有些工作文档仅部门内人员可见,甚至仅同岗位可见都是很正常的,所以“私密文档”的是的应用场景很常见且重要。

所以我觉得,钉钉文档这次更新非常有用,之前知识库下文档权限管理设置仅支持权限增加,不支持删减,文档权限管理不灵活,而升级后的团队空间文档权限可灵活设置权限,自由增加/删减,可设置为仅限指定人可见。

3. 安全水印:覆盖完整,信息保护更全面。

我们公司产品经理对外输出的文档都是要求转成PDF格式,加上产品部水印,一来是规范操作,更重要的是保证数据安全。

钉钉文档我之前使用时,原安全水印仅出现文档内容界面,未覆盖知识库文档结构,成员信息界面,而现在可以覆盖团队空间整个界面,目录树,成员管理界面均覆盖水印。

并且,原知识库的“安全水印和“禁止复制”在这次的升级中都会保留,同时加强了水印能力,覆盖范围包含了整个空间界面,让文档结构、空间信息均得到水印保护,实现全方位的信息安全保护。

所以,灵活丰富的权限管理是钉钉文档安全的守护神,不仅保证了数据安全使用,拓展了应用场景,我们产品设计时也要借鉴。

第三、文档+X的融合

钉钉文档最强大之处,是文档可以与钉钉的其它功能相互融合使用。

与生产力工具属性本身相融合,缩短了用户协作时的体验缝隙,这种融合带来效率增长的化学反应。

比如说,钉钉文档本身有思维导图、有白板、有表格,我们在进行需求梳理、头脑风暴时可以高效使用;钉钉文档可以导出多种格式,一键生成长图,可以分享,可以语音速记,添加外部链接,编辑器强大,权限管理安全等等,这些都是协作文档的生产力工具属性。

但是,钉钉文档最强大的地方在于,可以和钉钉其他功能无缝衔接,高效配合,极大地提升团队效率。

比如说,钉钉文档还可以直接在文章内容中添加评论,类似于批注,并且可以@某个人,甚至直接推送短信或电话钉钉消息,底部可以点赞,还可以评论,回复完成状态,而这是提供了互动的社交场景,更加有利于提高协作的效率。

当然,也存在一些瑕疵,比如,新建文件夹时略微卡顿,导出长图时模板较少,暂时没有剪藏功能(不知道是不是在开发中,还是定位协作文档,不触及笔记领域的功能板块)。

但整体来说,体验使用后,瑕不掩瑜,钉钉文档作为在线协作文档,毫无疑问兼具了功能的丰富和使用的灵活,这背后仍然是协作效率为内核,数据安全为保证,社交互动和工具使用分别为两翼,成就了协作文档的光辉成绩。

工作这么繁重,协作效率为王,所以,推荐大家使用。

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