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四个项目管理工具以及最佳实践

四个工具分别是:项目团队车轮图:如何为跨职能团队配备人员?RACI 图表:如何确定角色和职责?功能相位矩阵:如何避免功能职责间的差距?边界及升级管理:如何设置项目边界条件?

下面卫 Sir 介绍产品开发管理中的四个工具,主要描述以下三方面的内容:

  • 它们是什么?

  • 它们如何工作?

  • 它们如何使你的团队受益?

四个工具分别是:

  • 项目团队车轮图:如何为跨职能团队配备人员?

  • RACI 图表:如何确定角色和职责?

  • 功能相位矩阵:如何避免功能职责间的差距?

  • 边界及升级管理:如何设置项目边界条件?

项目团队车轮图

项目团队车轮图也被称为跨职能团队图或核心小组图,目的是为跨职能团队配备人员。

很少有跨职能团队能够以足够的资源启动项目,并按可预测的时间表交付产品。

更多的情况是,当项目成员在不同时间从事不同项目时,关键风险是管理资源可用性的潮起潮落。

为了快速了解人员配备缺口,团队可以使用下图所示工具来清楚了解团队人员的配备情况:

#1 – 使用项目团队车轮图定义跨职能团队

项目团队车轮图按职能标识了核心项目团队成员,以及扩展团队成员的角色和姓名。

项目团队车轮图是一个简单强大的工具,可以快速确定人员配备,并且可以呈现跨项目扩展的资源方面的差距。

该工具可针对不同类型的项目(大型或小型项目)、初创企业、大型企业进行不同程度的扩展。

它提供了一致的模型,可帮助管理团队人力资源相关的风险。

对于大型项目,可以创建多个团队车轮图,每个轮子都从核心团队轮子向外辐射。

#2 – 项目团队车轮图的好处

  • 确保所有跨职能团队成员都知道他们的角色,以及其他人的角色定义;

  • 清楚地识别团队中的资源缺口;

  • 定义专用于特定项目团队的成员;

  • 最大限度地减少因成员缺失或其他人力资源问题而造成的意外或项目失败。

#3 – 项目团队车轮图如何帮助项目经理

在所有必需的资源都可用之前启动项目的情况并不少见。

项目经理可以基于这个工具,围绕人员配备做出基于风险的决策,同时它清楚地传达了如何减轻或解决任何人员差距。

对于拥有大量利益相关者的企业来说,它也是一种有效的沟通工具。

该工具可确保所有利益相关者的利益在项目中得到体现,它为整个跨职能团队提供了一致的方法来确定资源缺口。

它还具有可扩展性,甚至可以围绕公司之外创建扩展的项目团队。

虽然该工具可以衡量跨职能团队人员配备程度并快速识别资源缺口,但它不评估分配资源的质量和有效性。

由于优先级冲突,影响跨职能资源有效性的两个因素分别是:

  • 技能水平;

  • 资源可用性。

这些问题会影响团队的交付能力。

RACI 图表:阐明角色和职责

RACI 包含四方面的内容:

  • 谁负责(R = Responsible),即负责执行任务的角色,该角色具体负责操控项目、解决问题;

  • 谁批准(A = Accountable),即对任务负全责的角色,只有经他同意或签署之后,项目才能得以进行;

  • 咨询谁(C = Consulted),拥有完成项目所需的信息或能力的人员;

  • 通知谁 (I =Informed),即拥有特权、应及时被通知结果的人员,却不必向他咨询、征求意见。

分清谁在项目中做什么是最基本的要求,明确的任务、明确的职责和截止日期,是项目管理的基础。

RACI 图表有助于定义哪些角色是负责人、咨询人和知情人。

随着项目开发复杂性的增加,创建一个清晰的图表,标明谁负责什么。

这有助于防止任何类型的项目失败,如,开发、设计、IT、人力资源或变更管理。

#1 – 如何创建 RACI 图表

RACI 图表是一个带有图形图标的矩阵:

  • 在横轴上标识关键可交付成果;

  • 在纵轴上标识关键角色(或关键个人),包括项目经理;

  • 浅绿色圆圈:任务中涉及的单个执行人;

  • 深蓝色圆圈:直接责任人(DRI),即负责交付/决策的人。

每个可交付成果或任务应该只有一个 DRI,这是一个动态图表,需要随着职责的变化而更新。

#2 – RACI 图表的好处

  • 确保每个可交付成果/决定都只有一个负责人;

  • 提供角色和职责的直观表示;

  • 建立对角色的共同理解并消除内部分歧;

  • 有利于跨地域管理;

  • 有利于责任追踪。

#3 – RACI 图表对抗项目延迟

除了需求不明确外,职责不明确也是导致项目延误的主要原因之一。

通过向团队提供与关键功能相关的可交付成果的清晰图表,可以大大减少或消除这个问题。

此外,图表是在项目开始时创建的,因为项目经理事先得到了团队成员的认可,这些成员表明他们已加入并致力于给定的任务。

在项目期间使用它是因为,它提供了一个定期审查的参考表,以确保任务配备适当,并且每个可交付成果或决策都有明确的 DRI 指示。

修改工具以匹配手头任务的范围,对于大型项目,最好有两个级别的 RACI 图:

  • 一个用于整个项目;

  • 其他几个用于子系统级别。

例如,在平台项目中,可能有四个 RACI 图表:

  • 三个二级图表来涵盖项目的 Web、客户端和设备部分;

  • 再加上一个用于整个项目。

有时,角色需要更加明确和具体任务,在这种情况下,参与任务的三个级别(未参与、参与、负责)是不够的。

你可能需要添加其他角色,例如,批准和咨询。

功能相位矩阵

公司每天都会推出新项目,当团队不能清楚地了解每个团队成员在项目的每个阶段所做的贡献时,项目很快就会脱轨。

那么,如何快速构建和传达里程碑目标和团队成员的贡献以突出差距和重叠?

功能相位矩阵是帮助项目经理的强大工具,功能相位矩阵允许跨职能项目团队:

  • 确定项目目标;

  • 确定角色和职责;

  • 确定主要阶段成果。

使用矩阵来确定团队成员和里程碑可交付成果之间的依赖关系:

功能相位矩阵的好处:

  • 确保你可以在阶段/里程碑级别进行跨职能协调;

  • 确保你将所有关键可交付成果分配给个人;

  • 它是一个可扩展的工具,你可以应用于大型或小型团队、简单或复杂的项目以及跨地域团队;

  • 帮助你的团队与产品交付期望保持一致。

功能相位矩阵可以通过在项目生命周期的早期明确角色和职责,来提高项目团队的效率,也是开始创建一致开发过程的最简单方法之一。

边界管理

在项目开始时,由产品负责人和管理层的开发团队就成功的关键维度达成一致。

例如,一个项目具有某些必备功能、目标开发成本、质量度量、目标成本和项目时间表。

然后,团队和管理层就每个维度达成明确的量化目标,这些是边界条件,是团队和管理层衡量成功的标准。

这些条件构成了一份合同,规定了团队将交付什么以及管理层期望什么。

一旦设置了边界条件并开始项目,只要团队继续朝目标前进,管理层就需要让团队自我管理。

如果项目似乎无法在五个维度中的一个或多个方面达到其边界条件,也即边界突破,项目经理必须:

  • 立即通知管理层;

  • 提出边界突破的解决方案。

这些通信触发了快速的升级过程,此过程旨在帮助项目经理在预期边界突破时让团队快速回到正轨。

在管理层收到团队可能发生边界突破的消息后,管理层可以同意或不同意团队的提议,并提出如何补救这种情况的建议。

如果管理层同意,那么每一方都会确认一个新的有风险边界条件的量化措施,项目就会按照新的规范推进。

如果管理层不同意团队的提议,那么接下来是面对面的会议,由项目经理领导的团队和管理层协商新合同,为项目设定新的边界条件。

然后,该团队根据此新协议继续执行该项目。

以一个可穿戴设备为例:

该团队离职了一位资深程序员,这使得产品的最小版本 MVP 开发延迟。

直接影响了两个未开发的关键 API,尽管延迟并未对项目的整体时间安排产生重大影响,但它增加了成本,现在估计会超出预算 20%。

缺陷率高于预期但在范围内,其他边界条件仍然是可实现的目标。

这些预期的边界突破引发了一次越界评审,重新协商了略高的预算和一组修订后的功能,最终使团队重回正轨。

如下面的边界条件图所示,团队与项目经理一起为五个变量设置边界条件:

  • 开发成本;

  • 产品成本;

  • 时间;

  • 特性;

  • 质量。

五边形内的彩色形状显示每个边界条件的当前位置和预期轨迹:

  • 那些朝着图形中心(绿色)前进的,标识已经走上正轨;

  • 那些朝向外围的,正在漂移出界(黄色);

  • 而那些在图形边缘(红色)的,有边界被打破的危险。

边界条件方法强调定量目标,这些目标是计划成功的合理预测指标。

通过管理目标消除微观管理的不确定性,从过程中消除大量的摩擦和主观性。

应用这些工具将帮助建立你的项目管理能力,增加创新,同时加快产品上市时间。

#专栏作家&技术博主#

卫Sir,CSDN技术博主。

关注智能硬件领域,擅长市场分析、产品设计开发、生产管理等,喜欢阅读和爬山。

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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