项目管理常见的六个问题及解决方案

如何处理用户要求的需求变更?

项目管理中的问题非常复杂,下面介绍项目经理在项目管理中经常遇到的问题和解决这些问题的经验,与大家一起分享交流。

一、如何修订不合理的项目目标?

很多项目在签约的阶段就定义了不合理的目标。

要使项目成功实施,就必须在合同约定目标基础上对项目目标进行再次定义,项目经理需要运用必要的办法,在项目周期内不断去寻求客户可接受的最小或最优的目标边界。

但是如果项目经理一开始就想动项目目标,容易引起客户的反感。因此需要先与客户建立彼此的基本信任。在充分了解客户的需求后,拿出有理有据的方案说服客户调整项目目标边界。

二、如何识别用户的需求?

用户有时很强烈表示要增加或改变功能,应该如何应对?

从项目所要实现的目标出发,考虑用户这个需求到底要解决的是什么问题,然后再和用户探讨真正解决问题的办法,这样用户不但可能收回自己的想法,还会建立对你分析能力的信任。项目经理在这方面比客户专业,要站在更高的角度去解决问题。

除此之外,如果用户提出的需求非常到位,确实指出项目所交付的产品的严重不足,项目经理要高度重视,及时调用公司资源予以解决,切记关键性需求绝对不可以绕过或采取临时解决方案。

三、如何处理用户要求的需求变更?

用户的需求往往随着项目的深入而有所变化,验收标准不断更改,导致项目验收延期或成本超支等不可控的情况发生。

在项目一开始就需要定义变更流程,要求用户内部意见一致后,再统一以正式项目文件的方式提交给项目经理做评估分析,项目经理综合考虑此需求的变更对实施成本和项目进度可能造成的影响。

必要时寻求公司高层或变更控制委员会反馈处理意见。如果同意变更则需要客户在变更方案上签字后实施,如果不同意就按公司高层或变更控制委员会的指示和用户反复沟通。总之,项目经理在清楚理解项目目标的基础上主动控制需求,引导项目往核心目标前进。

四、与上层领导的沟通

项目经理往往不知道何时主动找高层领导进行沟通,具体沟通什么内容?

一般建议项目经理在如下三种情况下可以找高层沟通:

1、遇到管理或其他难题,打破头都想不出解决的办法;

2、是针对可能影响项目的交付质量和整体验收的关键问题,项目经理已经想出两种以上的解决方案,需要请领导确定最终方案;

3、是领导安排下来的具体任务,需要及时和不定期的主动向领导汇报任务完成的情况。

五、如何面对项目工期延误?

项目经常会发生工期延误的现象,项目经理应该如何处理。

如果项目工期延误是因为客户需求变更导致的,项目经理可以事先请客户了解变更对项目的真实影响,并拿到正式的确认作为事实证据以备未来的不测。如果延误是计划或资源的不到位导致的,项目经理要确保相关干系人提前了解,并把此可能性列入项目风险进行全程跟踪。

除此之外,项目经理应该做好项目进度管理,项目经理可以通过进度猫甘特图来制定计划,在甘特图中跟踪项目进度,如果项目延期就可以及时发现并解决。

六、为什么项目验收和回款困难?

项目经理在与客户提出项目验收和回款时往往会被客户以各种理由拒绝。

具体验收前除了做好项目可交付成果的相关文档工作之外,还要多花时间搞清楚客户的验收流程、审核周期以及可能的异常情况等。项目目标边界失控是很多项目无法接近验收的原因,最好和客户界定项目验收的具体条件。验收和回款是紧密相连的,项目经理在不断的与客户论证验收和回款条件的同时也是意志力磨练的过程,成功完成项目验收和回款的项目经理才是成功过关的合格项目经理。

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