手把手教你从0到1搭建人力资源系统(4)——员工管理

本文将从人力资源管理六大模块之一的——员工管理模块入手,结合企业员工管理的实际情况浅谈员工在职期间完整生命周期的产品设计方案。

本文将从人力资源管理六大模块之一的——员工管理模块入手,结合企业员工管理的实际情况浅谈员工在职期间完整生命周期的产品设计方案。

企业的竞争力,归根结底是人的竞争。人的发展是企业发展的前提,那么如何在有限的时间内,公司人员流程较大的前提下,全方面多维度地掌握员工的情况,发掘每个员工的最大价值,对公司的人力资源部门来说就显得尤有重要。

员工管理的范围大体分为三个周期:入职前、在职期间、离职期间;这三个周期就组成了员工在公司的档案。那么下面我们简单来说一下这三个周期:

1、入职前:简历信息、笔试评分、面试评价、背调结果等入职前的信息;

2、在职期间:员工基础信息、员工异动、绩效考核、劳动合同等在职期的信息;

3、离职期间:离职申请信息(离职后可能会二次甚至多次再入职,信息将会更新,下文将统称为复职);

以上三个模块的信息为基础,就组成了我们今天所说的员工管理的整体框架。

其中,入职前的相关信息,已经在上一期的招聘专题文章内描手把手带你从零搭建人力资源系统(3)——招聘管理,此处不再赘述,本文我们就重点说一下,入职之后,即在职和离职相关的产品方案设计。


一、员工职登记表


员工登记表相信大家都不陌生,大部分公司在面试环节都需要手填的一个表格,包含个人电话等基础信息、学历信息、工作经历、家庭信息等;这些在入职后是会作为资料存档的。

那么问题就来了,纸质资料存档,后期查阅的时候必然没有系统内看起来更方便直接。所以,第一步,大部分公司会采用在入职当天,让员工在登录内部OA的时候,在系统内再填写一次。作为员工的电子信息档案。

二、员工异动


2.1员工转正


根据劳动法第三章第二十一条规定:劳动合同可以约定试用期。试用期最长不得超过6个月。

公司运营需遵循法律规定,系统设定也是如此,新员工在入职最多6个月时,若无其他因素辞职或被辞退则需要转为正式员工。我们设定试用期为3个月,则至少在提前一周的时间内,需要提示人力资源中心,及时进行员工转正处理,否则可能会承担法律责任。若试用期已满3个月,仍需继续考察,则最多可将试用期延长至6个月.

所以,此处产品设计的几个重点:

  • 设置转正提醒和提醒频率:可在转正前10天开始提示人事处理转正流程,转正前每天提示一次;

  • 设置延长转正:试用期上限为6个月,6个月以下试用期的可操作延长;

  • 可在系统内设置转正提醒和转正邮件通知模板,在指定时间内发送给相关人员。

备注:邮件模板设置在手把手带你从零搭建人力资源系统(3)——招聘管理的文章中已提到,功能可复用。


2.2员工调岗


员工调岗为公司员工管理的基础操作,如平调、升职、降职。此类调整可能会涉及到部门、职位、薪资等相关的信息。为了便于对比调整前后的信息,在产品设计的时候,就可以默认展示调整前的信息,可参考原岗位信息进行调整,并且便于记录调整项。而这些调整项,就将作为员工在公司的档案信息。

调岗内容:基本信息如下图所示,可根据实际情况做调整。

细心的同学会发现,调整后的信息部分做了边框和字体的蓝色区分,为什么呢?因为这些是重点,一来这是本次调整的具体改动点,二来这些是需要记录进员工档案的。

档案内容:

以上图的调整为例,在张三的员工档案记录中就会存入这样一条调岗信息

员工张三调岗,时间:2019-12-24,调岗前信息为AAA;调整后信息为BBB;

记录多条调岗信息之后,就可以有清晰的时间线来展示员工张三在职期间的岗位调整历程。

2.3员工轮岗


员工轮岗也称之为见习,主要用在公司对管理层人才的培养,通常如果公司要提拔一位总监,则会给这位待定的总监一段时间的考察,考察期间,担任的职责是总监的范畴,然而实际的职位还是经理或者主管类。

与调岗不同的是,调岗是针对一个人的一次性的动作,调完之后就结果固定已知了。而轮岗不同,轮岗通常情况下是两个人职位的互换,可根据考核结果随时结束轮岗,轮岗结束后可能会返回原职位。

所以,轮岗的设计中要考虑的几个要点:

  • 轮岗有起始时间,且随时可结束轮岗;

  • 轮岗结束后需要考虑岗位固定为轮岗后的,还是自动恢复为轮岗前的,需根据公司管理而定。

  • 可在系统内设置轮岗邮件模板,在开始和结束当天发送给本人和相关人员。

  • 同调岗相似,轮岗信息也将记录在员工档案内。

三、劳动合同


本模块主要来源为劳动合同管理的实际签约数据,将在后续的模块中单独介绍劳动合同的产品设计。


四、绩效考核

本模块主要来源为绩效管理的实际考核数据,将在后续的模块中单独介绍绩效考核的产品设计。

五、员工离职


员工在一家公司的生命周期-入、转、调、离四个阶段缺一不可。离职也是重要的一部分内容,离职申请、工作交接、合同终止、档案留存、复职续档等。

对于员工本人来说,离职可能设计到的就是发起一条离职申请的单子,离职单也比较简单,离职原因和预计离职日期等信息提交即可。

对于人力资源部门来说,可能就没那么简单了,离职挽留访谈、离职原因记录、综合评估后续是否录用等,毕竟老员工回流已经是常见的一种人才再引进方式了,知根知底总比在外边筛选的更加放心。

  • 待离职人员:做离职调查,原因记录,综合分析;

  • 已离职人员:离职证明打印、薪资证明打印等;

  • 已离职-可再录用人员:通过调查后觉得符合公司价值观,以后还有机会重新录用的人才;

  • 已离职-黑名单人员:通过调查后不符合公司人才标准,永不录用者。

通过以上对离职人员的细分,某种程度上来说,也是公司对人才库和人才筛选的一种方式。同时离职原因和最后的分析结果都将记录在员工档案内,员工一个阶段在公司的完整生命周期已结束。


六、总结

以上内容说的相对比较粗,只能是说以以往的学历经验和项目经验,做的一个整体复盘。公司管理理念的不同,对员工的管理程度也不尽相同。我们想要的标准,有时候可能并不通用,公司内部的人事管理系统,还是要以尊重公司的管理方式为基础。

以上就是本期的基本内容,文中提到的劳动合同管理、绩效管理等将继续以专题的形式更新。


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