产品经理职场必备能力(七):办公文档处理能力

文档处理能力是基石,任何岗位都需要掌握,但往往很多人连这都做不到。

说起办公文档处理能力,这个话题的覆盖面就太大,今天小明只说在产品经理的日常工作中所必须要用到的几种,这也是进入任何一个公司、从事任何职位都必需的技能。

接下来,我会按照一个产品经理的日常工作流程来逐步解析都需要用到哪些工具,这里所列举的是一类工具,并不局限于office三件套。

1、需求分析阶段-表格工具

我们常用的表格工具包括微软的Excel、WPS中的表格、苹果的Numbers。

表格类工具,其实有很多强大的功能,比如Excel中的数据透视表和函数,如果使用熟练,可以完成非常复杂的操作。当然小明也没有做很深入的研究,不过还是有些常用规则可以遵循的。

统一格式标准:包括文字的字体、大小、颜色、边框、线宽。

分清主次顺序:标题加粗、首行首列锁定。

最怕的就是表格里的内容凌乱不堪,可以不那么完美,但请至少保持整齐统一。

2、产品框架搭建阶段-脑图工具

我们常用的脑图工具包括MindManager、Xmind、百度脑图等等。脑图工具是帮助我们规划产品架构的,能够高效的辅助我们搭建产品功能结构。

这里当然也要注意格式的统一和主次分明,但是更重要的是要按统一维度进行扩散,否则将会无休止的发散下去。

请时刻牢记,适可而止!

3、产品流程梳理阶段-流程工具

Windows电脑中比较知名的当属Visio,苹果系统中当属OmniGraffle,现在还有在线的ProcessOn,另外很多人不知道Axure也是可以的。

在小明看来,工具都不是问题,只要思路对了,都能画出完美的流程图。

画流程图最重要的是在每个流程中标注关键节点,确保每个流程都有开始和闭环。无论多复杂的业务,只要善于拆分,都能找到头绪。

切记将流程图当做业务结构图使用,有些人喜欢在流程图中加入各种标注和标签,弄的流程图和框架图没什么区别。

4、产品需求说明阶段-文字工具

常用的文字处理工具有微软的Word、WPS的文字、苹果的Pages。

小明在写文档的时候,有个大致的流程:先定框架,再定格式,最后开始写作。

先定框架:我们要明白所写内容的框架和层级,这些我们需要事先定义好,类似于文字大纲。

再定格式:定好文字大纲后,我们需要将标题、编号、正文、字体、字间距等等内容的格式定义好。

开始写作:当框架和格式都定义好了之后,剩下的就是埋头写作就好了。

切记一上来就开始写内容,到头来整理格式和目录将会万分痛苦,请相信我。

5、产品总结阶段-幻灯片工具

常用的幻灯片工具有微软的PPT、WPS的演示、苹果的Keynote。

其实制作幻灯片的流程和写文字的流程相同,这里就不再赘述。这里需要格外注意的是,我们要区分幻灯片是讲给别人听,还是发给别人看,这在设计幻灯片时是两个完全不同的思路。

如果是说给别人听的,能用图的就不要用文字。别人只需要听我们讲就可以了,适当的时候配上简单的图片,让听者专心聆听。

如果是发给别人看的,尽量做到图文并茂,每张幻灯片都需要将我们想表达的意思写清楚明白。

关于文档处理能力就介绍完了,下次我们将开始介绍原型处理能力。

尾巴:

不积跬步无以至千里,不要因为胸怀天下就忘记了脚下的路,一步一个脚印,方能撑起整个天空。

(微信公众号:明天上线。近4年企业中后台产品经验,擅长从0到1快速搭建产品框架。)

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