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项目管理的阶段及流程

项目管理流程这个概念及其实际适应性可能听起来很深奥,但通过阅读本文,你将了解和掌握设置公司业务的项目管理流程和各个阶段所需的全部信息。
  • 你所在企业的业务是否感觉有点组织不当?
  • 是不是每个部门和团队都在各自为政,影响整体的效率、生产和工作环境?

如果的确存在类似问题,那么你需要尽快在组织中实施经过实践检验的项目管理流程和阶段,以控制好公司的工作流程。

首先,项目管理流程这个概念及其实际适应性可能听起来很深奥,但通过阅读本文,你将了解和掌握设置公司业务的项目管理流程和各个阶段所需的全部信息。

项目管理的各个阶段

无论规模大小,项目中都包含各类不同的活动和任务。从项目起点A达到项目终点B的过程中,要协调和跟踪无数事项,才有可能成功执行一个项目。这就是为什么项目要被分解为一个个更小、更易操作的部分,即项目各个阶段。项目的各个阶段允许我们将繁重的项目打散然后重组,并充分思考每个阶段的不同任务进而有效推进项目。项目管理分为五个阶段:启动阶段、计划阶段、执行阶段、监督和控制以及完结阶段。监控和报告工作贯穿了项目管理的所有阶段,而这也要求我们充分发挥项目管理工具的作用。如果没有项目管理工具,我们可能会忙于可操作数据的采集、进度跟踪和赶截止期限,反而无暇顾及其他更重要的任务。项目的五个阶段构成了项目管理的生命周期,下面,让我们进一步详述项目管理的五个阶段。

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1. 启动阶段

这是所有项目的开始阶段。在确定项目价值的同时还要确定其可行性。项目被批准或拒绝前,要有两个文件来说服利益相关方或赞助商启动项目:

  • 商业案例:文件需要论证项目需求的合理性,可以包括投资回报的相关分析。
  • 可行性研究:文件需要评估项目目标,完成的时间表以及整个项目的成本。可能还需要注明完成项目所需的资源,以及项目是否具备财务或商业价值和意义。

2. 规划阶段

如果项目获得批准,那么下一步就是组建项目团队并规划项目的管理工作,以确保在既定截止日期前和预算范围内实现设定的项目目标。项目计划包括所需的资源、资金和材料等信息,还需要为团队提供以下方向:

  • 范围:需要提供一份书面的范围声明,重申项目需求、最终交付的成果和目标。
  • 定义:将较大的可交付成果分解为较小的可交付成果,以便于管理。
  • 任务:确定哪些任务对最终交付的成果来说是必要的,并指出任务间的关联性。
  • 进度表:确定任务的持续时间,并设置完成日期。
  • 成本:估算整个项目的成本并制定预算表。
  • 质量:确保整个项目的质量目标得以实现。
  • 组织:说明项目的组织方式,包括进展情况报告。
  • 员工:确定项目成员的角色和职责。
  • 沟通:确定信息传递方式,以什么频率传递给谁。
  • 风险:预测可能存在的风险,评估它们对项目的影响并制定应对方案或计划。
  • 采购:确定需要签订合同的工作内容或材料,确定合同相关内容及供应商等信息。

3.执行阶段

完成项目规划后,项目就可以启动了。这意味着我们已经乘上了启动的快车,但并不意味着会一路坦途,这个阶段还需要这些细节需要注意:

  • 执行计划:按照既定的项目计划,将任务分配给团队成员,并使用项目管理工具(如项目仪表板)来管理和监督项目进度。
  • 管理:管理项目过程中签署的各类合同。

4. 监督和控制

为了确保项目计划的实施,必须对项目各方面进行监督并进行必要的调整。为此,可按照下列过程操作:

  • 报告:制定衡量项目进度的指标,并用工具来传递进度信息。
  • 范围:监控范围并控制需求变更。
  • 质量:衡量可交付成果的质量,确保满足既定质量计划。如无法达到预期质量,则需要评估如何提高质量。
  • 进度表:掌握导致项目延期或停滞情况,并及时作出调整确保项目正常运行。
  • 成本:监控费用,控制成本变化。
  • 风险:注意整个项目过程中的风险变化并采取应对措施。

5. 收尾阶段

项目会在项目目标完成后结束。项目的最后一个阶段就是项目的收尾阶段。这又会涉及另一个流程:

  • 范围:确保项目的可交付成果已按计划完成。
  • 管理:完结所有待完成的合同和管理事项,将文档归档并发送给相关各方。

如何在组织中进行流程管理?

如果组织中已经存在一个被普遍认可的管理方法,且管理人员已经具备了这种方法的经验和知识,那么项目管理工作的开展就会顺利很多。但如果组织在项目管理时尚未使用流程和阶段,而这确实于项目执行有利,那就应该在组织中引入相关概念,甚至可以聘用专业的项目经理。下面是在组织中引入和实施项目流程管理的基本步骤:

1.新的项目管理流程在高层得到认可

成功转型的最佳方式首先要得到组织中高层的认可和支持。我们可以口头宣传全新的流程,甚至可以组织培训,但如果没有高层管理者的支持,新流程的应用将会举步维艰。无论在任何组织,实行项目流程管理都是一场持久战,组织规模越大,所需的时间就越长。因此,必须得到高层的认可并做好长期投入的准备。

2.研究有代表性的项目类型

获得组织的支持之后,需要对现有项目类型进行分析。你和同事们每天执行的都是什么类型的项目?这些项目是长期的还是短期的?项目是否设置了截止日期?项目交付的产品是供外部还是内部使用?将分类后的项目进行分组管理,就能更好的理解一个成功的项目管理流程的实施范围和必要步骤。

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3.分析项目的详细信息

既然已经按类型对项目进行分类了,那么接下来就要对每个项目进行单独分析。首先要明确每个项目“成功”的定义是什么,以及项目成功的关键步骤。并与团队成员讨论目前使用的工具和方法。例如,人力资源部门可能还在使用老旧的桌面软件进行非常结构化的项目管理,而营销部门可能已经开始使用在线软件做敏捷管理了。而就算是临时性项目的执行,通常也有适用的方法。

4.与团队共同确定需要改进的地方

找出当前流程的存在的问题及改进方法是流程执行过程中的关键,在分析问题的过程中,可以让团队成员意识到当前体系中的漏洞,并且可以通过适当的项目管理流程和阶段来改进。可以进行公开讨论并鼓励大家表达真实的看法。只有深刻的自省,才有可能理解为什么需要对项目流程进行管理。

5.使用工具进行项目管理流程

完成了项目管理引进、研究和沟通等相关工作之后,就可以按照前文所述的各个项目阶段和流程来实际执行项目管理过程了。

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如果您的团队涉及一系列具备不同指标的项目类型,那么在线项目管理软件将是最佳的解决方案。因为它的功能更强大,并能够提供更多的功能。借助在线项目管理软件,团队可以制定项目计划、共享文档并在不同的项目阶段进行协作。拥有一个有效、有趣的项目管理软件可以让企业项目管理在转型的过程中变得更顺畅、更愉快。

作者:William Malsam

翻译整理:Worktile

文章首发于Worktile官方博客,转载请注明出处。

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