如何像专业人士一样举办“有效会议”?

即使会议是一次性的,这些反馈也会帮助我们规划更好的会议。我们应当与团队成员们保持持续、开放的对话,更加强调进步而不是完美。只有不断改进,才能争取更大的胜利!

有效会议不仅仅是设定议程并按时开始的问题,这篇文章我们要说的是如何像专业人士一样举办真正的“有效会议”。有效会议.png想要举办一场有效会议,你要做的可不止告知会议议程和强调按时召开这些基本事项(虽然这些确实也很重要)。有效会议的真正关键是要以人性化的方式来组织和运行,而不是像机器一样流程化的来执行。

我们大多数人在公司都没有接受过“组织开会”的相关培训,但任何人都能够做到,而且我们也知道我们是否有必要发起会议或做些什么能确保不浪费大家的时间。

本指南将详细介绍组织和运行一场有效会议所需达成的各种因素,那些真正重要的东西以及不重要的部分,可能会颠覆你的以往认知。

什么是有效的会议?

首先一定要区分【有效】和【高效】。

一个高效的会议能准时开始,由于时间把控的好过程也很快,会议讨论始终保持在正确的轨道上;参与者也是越少越好,并且最终能达到既定的目标。只是这样就算做完了吗?远远不够。

效率是一种浮于表面的判断准则,它并不能说明正确的人是否出于正确的理由来到会议室,也不能表明会议是否为企业创造了价值。

效率是一种浮于表面的判断准则,它不能说明你的会议是否有效。

有效会议有明确的目的

大多数人的现实情况是:打开日历会发现有很多会议安排。没有什么比反复召开的会议更浪费时间的了,因为这些会议不再为与会者(或企业)提供任何价值,人们很容易陷入“将会议视为唯一协作方式”的陷阱。

这种下意识的倾向会给我们带来很多困扰,也会让会议变得越来越不受欢迎。

你确定真的要开会?

有些会议的召开是合理的,有些则不见得。会议如果仅仅为了共享信息而举行,那电子邮件和协作软件的存在不就很尴尬了吗?

Worktile,公告是最快速最有效的信息同步方式,所有相关人员都能查看并评论,进行在线实时沟通。公告.png

公告评论.png

当然,部门和公司全体人员会议除外。这种集体会议为各个岗位的员工提供了一个独特的机会,让他们能够直接听取高管和其他领导者的意见(前提是一定要有问答互动的时间),反之亦然。

至少,会议应该以讨论为中心,这样会比通过非同步处理的电子邮件或项目评论要更加实时有效。类似的例子还有团队或项目复盘会,头脑风暴会,项目经理和直接下属之间的一对一会议等。

在最好的情况下,会议的目的是做出决策或共同合作做出一些新东西。比如项目计划、规划客户行程、设定目标、解决一个问题、选择X或Y……所有这些都是有可能可以举办一场有效会议的情况。高效会议.001.png选择具有独特见解的参会者

会议的举办成本很高,所以一定要考虑好邀请谁参与。可以肯定的是,你想邀请最少的人来达到你组织这次会议的目的。但你也希望与会成员能带来不同的观点和见解,尤其是当会议的目的是要解决一个很棘手的问题或进行一次头脑风暴的时候。

遗憾的是,并没有一个可以平衡成本和创造潜力的方案。所以,你只能用你自己的判断力来决定。

制定并分享议程

最让人无语的一种情况就是:你莫名其妙的收到了一个会议邀请,但却不知道会议要干什么,因此也不知道自己为什么会被邀请。千万不要成为这样的会议组织者。使用Worktile建立会议日程,并在描述中写明议程安排,这样人们就能确定他们是否真的需要参加(并及时给予组织者反馈),如果不需要就谢绝会议或建议其他人参加。会议日程.png

你的会议议程可能只有一个项目,但关键是要有一个与你想要的结果相关的议程——例如,“想出10个或以上可以在年底前将客户流失率降低10%的方法”。

如果你不能以可操作的、结果为导向的术语来描述你的会议目的,这就表明开会可能是在浪费时间。

✅提示:会议的最后,准备一个5分钟的议程,记录下所有未解决的问题或后续任务,并为这些问题分配负责人。千万不要跳过这个步骤!与其让问题悬而不决,不如把讨论时间缩短。

有效会议能让每个与会者时刻参与其中

会议开始时需要确保所有与会人员百分百投入到会议中。同时要让与会人员知道如果有人需要紧急处理其他工作,他们可以先去做,然后在会议结束后再详细了解会议情况。

这是一种双赢的做法,他们能处理好其他工作,会议也能有更多的参与者。

一个有效的会议应当全员加入谈论:没有观众,只有参会者。

最大限度参与计划

在我们这个逐渐全球化的时代,很多企业都拥有各个地方的分部。稍微考虑一下时间安排对会议效率最大化大有裨益,尽可能避免把你的会议安排在别人的午餐时间,或者是在他们已经下班回家后的私人时间。当这种情况无法避免时,至少和那些不方便的人提前确认一下。

即使对于同处一地的参与者,时间也会产生影响。我们的创造性思维能力在充分睡眠后是最高的,所以把头脑风暴会安排在早上比较合适。相比之下,我们解决问题的最好时间是在晚上,这个时候大脑有些累,注意力的放松可能会让我们看到更多的机会想到更多的点。此外,我们不太可能被迫在眉睫的任务清单分散精力。

清除干扰

除非你需要写会议纪要,否则笔记本电脑和手机都应该关闭。有些人可能会说:“我可以专注于讨论的同时查看电子邮件。”然而这基本不可能实现。

✅提示:与其一边开会一边写会议纪要,不如让会议主持在公共白板上草草记下,拍张照片会后整理,这样每个人都可以合上电脑了。

有效会议为发散思维提供了一个安全的空间

当你在寻找创造性的点子、思考问题的解决方案或者进行选择的时候,一点点的分歧会大有帮助。你不必把具体的头脑风暴活动列在议程上,但必须让团队可以轻松地表达不一致的意见或提出各种天马行空的想法。

在会议室里创造出安全感

职场中要有最起码的安全保障,要确保大家打破常规不会失业。这就是所谓的心理安全,是一个高绩效团队的领先指标之一。作为会议组织者和推动者,你要做到以身作则,率先提出有争议的观点或想法。

就算你认为你已经知道了正确答案,也可以通过提问来建立信任,从而引发更深入的讨论。比如:“为什么我们认为这是对的?”、“你能详细解释一下吗?”或者“我们如何衡量它?”为团队其他成员奠定保持谦逊和好奇心的基调。

包容

如果你组织了一个拥有不同知识背景的团队,每个人都会多少表现出“与众不同”:唯一一个内向的人、唯一一个来自金融界的人或一个上周才开始工作的人。你现在的工作就是利用这种多样性,确保每个人的想法都能被听到。

别忘了问问新员工,让他们从新人的角度发表一些意见和想法。在讨论快结束时,询问团队中最内向的那个人是否还有我们尚未考虑到的要点,以此引导他们发言。

✅提示:如果让一个人主导会议,一定要让他同时接管在白板上做笔记的职责。这样可以让他们成为一个倾听者,同时让小组的其他成员有更多的机会发言。

有效的会议产生真实和可共享的结果

这里有一组数据:47%的员工曾抱怨过会议会使生产率下降;此外,员工们还认为几乎一半的会议是在浪费时间;73%的人承认他们在会议期间偷偷地做了一些真正的工作。这种情况是很糟糕的,如果你的会议开对了,这些会议就是“真正的工作”。

只专注于结果

你知道会议的真正目的是因为你完整的思考过,你精心设计安排会议议程来实现会议目标。

那么一定要切记会议目标!记住千万不要让讨论偏离主题太久,也不要过于深入地讨论超纲的技术问题(“太长”有多长,“太深”有多深,由会议主持人决定)。

✅提示:白板上的“备选区”是一种简单可行的方法,可以将暂时不在讨论范围内的想法、话题和问题写在里面,不要干扰会议的继续进行。这里面涉及到的重点是,你必须尊重每一个参会者的观点,否则你将失去团队的信任。

如果会议的中心是要作出一个决定,不要让整个团队跳出这个圈并且以”可能“结尾。一定要确保大家走出会议室之后就可以立马开始去推动这项决定或建议。

你可能并未得到全部的支持,不过这没关系,有效的团队合作意味着彼此足够信任,一旦做出决定就会获得所有人的行动支持。可以考虑使用DACI理论来阐明每个人在决策中的角色:主导者、赞同者、贡献者或知情者。

通常最终的会议结果将整理成某种文件形式:一个计划、一个想法的集合、一个用户体验、后续项目列表等等。

Worktile,我们会在【网盘】中创建一个在线文档,将这个文档关联到日程“描述”里,所有与会人员均可参与编辑这个文档,最终的会议结果也会以在线文档的形式保存在企业网盘中。如果有其他未参会人员想查看这个文档,只需在文档中添加关注人即可。会议安排.png

尽可能的与更多的项目相关人分享这个文件 ,或者与会议结果将有工作交叉的成员。较广泛地分享可以减少后期可能产生的冲突,甚至还能帮助我们与团队合作完成工作上的互补。

网盘文件.png不要浪费精力担心琐碎的事情

不要太注重于会议地点,其实99%的会议都可以选择让自己换个工作环境,稍微休息一下,比如:

  • 找一个办公室外的会议地点
  • 带上甜点一起分享
  • 准备一个有趣的PPT

相反,把你的精力集中在真正能促成有效会议的要素上:会议目的、与会者、安全性和结果。我甚至认为准时开始和结束会议并不是影响一场会议成功与否的必要条件。真正重要的是如何利用你的时间-并非多久的问题。

这是一个方便的“有效会议备忘清单”:会议清单.001.png如果会议无效,立马更改它!

事实证明,我们的个人感觉并不是会议是否有效的唯一判断来源。

值得庆幸的是,您可以通过以下问题向与会者寻求反馈:

  • 这次会议对公司有价值吗?
  • 我们这次找对参会者了吗?如果没有,将来应该/不应该包括谁?
  • 会议的目的和议程清楚吗?
  • 你在参与讨论中有觉着不适应的地方吗?
  • (用于定期循环的会议)我们这次会议的节奏对吗?如果没有,我们应该如何调整?

即使会议是一次性的,这些反馈也会帮助我们规划更好的会议。我们应当与团队成员们保持持续、开放的对话,更加强调进步而不是完美。

只有不断改进,才能争取更大的胜利!

原文作者:Sarah Goff-Dupont
翻译:青澈
文章示意图来自Worktile

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