如何为团队排出合理的项目优先级?

在实际工作中,每个企业和团队都会面临多个项目。

在实际工作中,每个企业和团队都会面临多个项目。

从组织整体层面来说,如何为这些项目排出优先级,想必是一个让很多管理者都感到头疼的问题,因为你不仅要考虑团队内部的工作任务,而且必须将这些工作与其他团队提出的需求进行权衡;而从团队成员的角度来说,个人面对的是多个任务,甚至每个任务都来自不同项目(团队内项目和跨部门协作项目),正确排列出优先级对于提升工作效率来说助益颇多。0.png

就拿Worktile来说,公司内部有多种跨职能团队(研发、市场、销售等等),这种情况下跨部门合作都是需要耗费一定时间和精力的,因此我们通过不同的项目来实现协作。比如我们需要进行官网改版,这涉及到市场、设计和研发三个部门,因此项目的负责部门会建立一个协作项目,并设置工作流程,包括需求池、文案确定、设计和研发上线:

2.png工作流程的每个阶段对应着不同部门的工作,市场部负责文案,完成后再交给设计和研发,这样一来,其他部门既可以把任务关联到自己的日程工作中去,也确保了我们在项目进行中的沟通不会中断,每个部门都能够明确项目进度。

而这篇文章中要分享的是关于项目或任务排序的【优先级矩阵】,并详述五个关于“项目优先级”的重要经验。

什么是【优先级矩阵】?

【优先级矩阵】能够可视化团队项目的相对优先级,然后将其与其他团队的需求进行比较。

细节罗列:3-6位团队成员预计需要30-60分钟材料:马克笔、白板、索引卡、便利贴

准备工作 :索引卡

在会议之前,先为每个项目填写索引卡。

索引卡应体现四个因素:3.png步骤一:开始

首先要和团队明确一点:尽管项目涉及多个团队,但我们在为企业的同一目标去努力。如果我们优先考虑这一点,就能够帮助我们达成共识,并完成使命;如果我们不这样做,就会出现“相互竞争”的风险,从而导致拖延最重要的事情。

步骤二:设置矩阵

在白板上画一个2x2的网格,并在上面写下团队的最高目标。X轴代表“紧急性”,在最左端标记“尽快”,在最右端标记“稍后”;Y轴代表“影响性”,在底部标记“低”,在顶部标记“高”。然后在矩阵的上方,写下目前团队最重要或最靠前的1-2个目标。

步骤三:优先考虑自己团队的工作

把自己团队内部项目的卡片贴在白板上,根据它们对你的最终目标的影响以及它们需要多快完成分类,然后在表格中进行定位。

步骤四:绘制项目可行性线

在矩阵中画两条弧线,把那些必须完成的和可能不会做的区分开来。矩形左上角的任何内容都是不可移动的,因为它们必须完成;如果没有对实现目标至关重要的东西,就不应放在这里。矩形右下角的任何卡片都有可能被推出去,但这并不意味着它们永远不会完成,只是被排在更重要的工作之后。

4.png

步骤五:内部提问&讨论

当你优先考虑其他团队的需求而不是已经在处理的任务时,问自己以下问题:其他团队的需求在公司层面来说是非常关键的吗?如果你不能满足其他团队的要求,这会对他们的目标产生什么影响?

一旦你确定了需求的位置,就重新画线来规划你现在可以实现的内容;但如果先实现这个需求意味着会耽误自己团队目标的实现,那就需要重新讨论:如果两个团队的目标和需求都是至关重要的任务,那就和管理层谈谈增加人手的问题;如果对方的目标是关键任务,而你的不是,那就去做;如果两个团队的目标都不是关键任务,那么就需要讨论优先级并达成一致。

示例:

5.jpg

经验一:从数据出发

跨团队的项目优先级划分一直是个难题,即使是在负责单个产品的团队中也是如此。问题在于优先级的排序往往都是基于人们的直觉,这意味着当最终确定优先事项时,它们都是基于很多主观性的假设。

事实表明,在开会前做一些数据调研的功课、确定优先事项,并为本季度(或本年度)建立一个项目组合,效果会更好。类似于:我们需要解决的问题范围包括哪些?到目前为止,这些问题是如何对客户或企业产生负面影响的?解决它们对于用户或企业的价值是什么?

在某种程度上,项目的优先级总是基于主观性的意见,我们从数据出发更能作出正确的决策。

经验二:确定统一标准

就像用直觉来制定优先级一样,我们经常成为集体思维的受害者。企业领导层通过头脑风暴决策公司级目标很常见,这其中最受欢迎的想法才会得到优先考虑,其余的暂且不提。

但优先排序不应该是一场“人气竞赛”,我们需要基于统一的标准去评估所有的想法和项目。

为了避免看似华丽但无效的想法成为焦点,我们推荐使用统一标准来衡量所有想法和任务的价值。首先列出所有可能优化的因素,例如时间、预算、收入潜力等,并决定哪些是关键因素。然后把这些作为你评估和确定项目工作优先级的基础。

经验三:达成一致目标

在讨论项目优先级的会议中,每个人都会自顾自表达他们认为重要的事情,但团队并没有朝着同一个方向前进,甚至最终讨论出的结果也远远超过团队成员的能力。这种会议造成的结果就是:我们带着一堆待办事项离开,但是谁都不能清楚地说明为什么这个项目比另一个项目更有价值。

解决这个问题的办法很简单:首先让管理层的目标达成一致,并坚持做下去(做起来容易,坚持下去难)。如果一个项目不符合目标,它就会进入“没必要做”的那一栏。另外,成员了解团队的终极目标会更容易地做出日常自主决策。

✅提示:

关于目标管理,我们推荐被谷歌发扬光大的 OKR 。OKR全称是Objectives and Key Results,即目标与关键成果法,OKR可以为企业建立一种科学而简单的管理方法和高效的沟通机制,建立量化可评价的指标,让进度数据化的呈现,并确保个人和企业方向一致,释放每个人的生产力。

Worktile,我们通过设立公司级OKR(包括全年OKR和季度OKR)来自作为全员指导性目标,进而下设部门级OKR与个人OKR,所有子目标都100%与父目标对齐,都是为了更好地实现公司级的O(目标)而设定。这样一来,全员都可见管理层的OKR,清晰了解我们的企业在每个阶段最终要达到的目标是什么,这对于部门项目和个人任务的设定和决策都起到很好的指导作用。达成一致目标,团队才能朝着同一个方向前进。

6.png

经验四:先单独思考,再合作确定优先级

有时候一个谈论项目优先级会议持续3个小时并不罕见。

因为考虑到不同团队的最高目标,参与者们会表达不同的想法,以期找到实现目标的好方法。但这些想法都杂乱无章,导致会议和讨论效率低下。这些想法都基于主观的意见,而不是研究或数据。

怎么解决这个问题?我们可以试试先单独思考,再参会讨论。参与者可以在会议前各自提出自己想法,并将其开放征评论,征求反馈。这样负责人可以先筛除一部分没必要的想法,这么做可以让会议时间减少到30分钟。

会议日程的设定在Worktile应用极广,我们会提前设定好会议时间,告知所有参与者会议地点、议程和参会要求。成员们不仅能够及时反馈参会情况,也能够提前做好准备,并且在评论中公开提交会议想法。这样便于大家及时讨论沟通,负责人也能够进行有效把控。7.png

经验五:优先考虑项目工作,在头脑中要有一个特定的时间框架

当有这么多好的想法提出,说“不”很难。因此,每次会议后都积压了太多的项目,虽然其中一些属于“很重要但不紧急”的项目,这种超负荷的项目数可能会使团队感到困惑疲倦、士气低落。

因此我们提出按照【优先级矩阵】的时间框架对项目进行排序。当管理者说“不”的意思是“这个季度不行”而不是“永远不行”的时候,团队成员更容易集中注意力于现有目标。我们统计发现,将50%的时间精力分配给“必须做”的项目或任务,25%分配给“应该做”,这样运行的效果较好。同时,团队也就有剩余的时间精力去解决那些突发性项目和工作。

原文作者:SARAH GOFF-DUPONT

翻译:青澈

文章示意图来自Worktile

0条评论 添加新讨论

登录后参与讨论
Ctrl+Enter 发表