企业会议,我们还能够如何优化解决方案

1、我们的客户是谁?;2、客户的问题在哪里?这是我们在做需求分析时,不得不面对的两个问题。

你一天中要参加几次会议?

在一天的工作中你又花费多少时间用于开会沟通呢?

在会议过程中,是否觉得都过得很充实?

企业会议,作为我们日常工作中沟通的“仪式”,在很大程度上组织而成我们的工作主要内容和成果。对于企业来说,最重要的资源是人才,而人才最重要的资源就是时间。在工作节奏要求越来越高的当今社会,又有多少组织依然使用低劣的会议解决方案而白白地浪费了时间呢?

以下,让我们一起来探讨企业会议场景下出现的问题,进而寻求更好的解决方案。

上周五,产品经理小张经过日夜奋战,编写了一份项目的解决方案PPT并准备向老板汇报。那天一大早小张就来到公司,打开会议管理软件预约好会议室,要知道,在还没有会议管理软件之前,都是得人工在会议室登记簿上登记预约信息的。接着,小张在开会前10分钟,拿着自己的笔记本进入会议室,一进会议室就感觉空气很闷,直觉告诉他要去打开调节适合的灯光、拉开窗帘、调节空调到合适的模式温度、打开投影仪设备...在一系列操作后总算坐下来,猛一抬头发现竖立在会议桌前的白板由于昨天开完会后忘了擦除,赶紧拿起白板擦将白板擦干净。这时候留给小张准备PPT的时间不多了,他回到座位,手慌脚乱地在桌面上一团乱糟糟的接线上翻腾,不断地挤弄串口,由于投影设备的接线每天要经受不同会议主持者的折磨,接口似乎有些问题,过了些许,总算在会议开始前的一刻将屏幕投上去...

这样的场景是不是很熟悉。不仅于此,在我们身边,由于不同组织特定的沟通需求,会采用不同的沟通交流方式,譬如:在企业内部,设计师们会就设计方案进行修改交流,工程师们会就某个问题展开激烈讨论,产品经理会给团队宣讲产品设计方案;在酒店演示大厅,培训讲师在组织商业培训讲座;在大学教室,老师在讲授知识给各位同学...都会出现由于会议设备而影响到会议进程。

会议场景下,我们的客户是谁呢?

群体特征

1、具有一定收入和拥有高学历教育背景的人群

2、服务型人群且较高密度的团队协作人群

3、追求高效率办公人群且对时间较为珍惜人群

4、对生活、工作品质追求较高人群

会议场景特点

1、10+座位、20平方+的办公场所

2、设备集群的场所,包括灯管、空调、自动窗帘、音箱、排风扇、打印机

3、存在跨地域协同办公的会议应用场景

4、主持会议人员可能站在台上演讲,也会坐在位置演示


我们的客户在会议场景下,遇到了什么问题?

会前

就像上文提到的产品经理小张在开会前做的会前准备工作一样,本应该将宝贵的时间花在准备方案的讲解上,却因为调节设备等种种原因,浪费掉不必要的精力和宝贵的时间。

会中

在会议过程中,有些讨论结果或闪念的灵感本是会议最核心的东西,却因为种种客观原因不能够将会议结论沉淀下来,有时候又因为会议缺少秩序而白白浪费大家的时间,而且又没有明确的会议结论。

会后

会议之后,一般会整理一大堆会议纪要发给相应的人员,这个过程太过于繁琐,稍不注意就会出现错误。有时候,缺席会议人员想查阅会议的整体过程,却又找不到相应的会议过程讨论记录。

通过上面对现有会议场景的描述和分析会议过程中出现的问题后,我们可以看出,传统的会议场景解决方案是远远达不到客户真正想要的需求,而且又存在不同类型的组织会有不同的会议场景需求。针对这些问题,我们来看看现有市面上有哪些优秀的解决方案。

现有市面上优秀的解决方案

视瑧公司的MaxHub & 微软公司的SurfaceHub

视瑧公司

今年推出的MaxHub X3会议机拥有3个不同的版本,国内多家知名大型企业的会议设备都采用MaxHub,在国内市场拥有25%占有率,领先于其他会议解决方案。同时,可针对不同的行业特点做定制出合适的解决方案,譬如:医疗、政务等领域,再结合专业的通用产品使得产品链条可以覆盖不同行业对会议的需求。除了产品得到客户的认可之外,其配套的售后服务也相对比较健全和专业:

微软公司

在15年就推出应用于企业会议的SurfaceHub会议机,其定价相对高冷,不过还是已在25个国家超过5000家企业应用。今年准备推出的SurfaceHub 2,从宣传片上看,多屏拼接、移动灵活等功能,让客户觉得更有想象空间:

其他会议机终端,像还有达芬奇会议平板和谷歌的JamBoard都是会议协作的工具,只是一个放大了的平板用于协助会议而已,尚未实现物联等其他关联价值的应用场景。

在我们周围,往往会出现“一刀切”的产品服务,就是提供一个统一的产品服务去满足不同场景下出现的问题。像上面提到的那样,在会议场景下存在不同的人群会因为作业的特性而出现要求不同的会议沟通需求。所以在分析会议场景下的需求,应深入去研究特定行业的会议特点,进而去制定更为合理的解决方案。个人觉得,MaxHub会议解决方案在这个方面做得相对优秀,提供多个不同的产品版本,且又可以根据客户的特定需求去制定相应的会议解决方案,即:T型发展。下面,对通用型会议系统提供一个构想。


需求目标

1、能够高效地管理利用好会议室资源和人员的参会时间

2、能够提前自动调节好舒适的会议室环境

3、能够流畅地进行异地远程视频会议

4、能够将会议记录自动完整地记录下来并整理好会议纪要

5、能够便捷快速地进行会议签到,比如:人脸识别签到,且将会议纪要发送给参会人员

6、能够将会议讨论过程记录下来以便缺席人员观看回顾

7、能够将每个会议的生命周期完整有效地留存且管理好相应的资源


产品定位

构建一套工具类平台产品,包括:嵌入式会议机操作终端以及服务管理平台,能够为客户提供文档演示、知识存储、协助沟通与分享的工具,用以提升客户在会议场景下的效率,最大程度降低企业内部的沟通成本,为企业的发展增速赋能。

第一阶段:提供满足会议基本的协助沟通工具所需功能:文档演示、多屏投射、远程视频、手写涂画等;

第二阶段:减少会议生命周期中出现的人工操作:自动调控会议室环境、人脸识别会签、协助自动检索知识、自动整理会议纪要等;

第三阶段:构建专业、完整的会议解决方案开放平台,为企业发展提供更多的便利性服务:减少沟通成本、减少管理成本、减少办公运营成本等。


系统架构

设计产品系统架构时,应从需求出发,制定合理高效的系统架构来满足现有的需求以及未来的隐性需求。

功能要求

拿出我们的安卓手机,看看里面系统预装的应用程序,你会发现绝大多数应用,你连碰都不想碰它。再看看苹果手机的预装的程序,是不是很多应用你一有需求就会想到去用它们。所以一个产品的功能,应抓住用户在合适场景下的需求去制定,譬如:一些应用场景相对高一些的应让用户可以很快速地找到,一些伪需求可以直接干掉,这样可以让系统用起来更加轻便和专业。


性能要求

在产品的测试过程中,往往会忽略边缘环境的模拟,而产品越是能够满足各种边缘环境的应用,就越能够说明这个产品走向成熟。比如:远程视频会议对边缘带宽的要求、光线过于强烈的显示效果、会议环境过于嘈杂的远场语音识别等。一个产品越能够将边缘环境做得完善,越能够赢得客户的心。


外观要求

外观涉及到产品的工业设计,工业设计的一大设计原则:设计是从应用需求出发,不是看起来越高大上的外观就越好,要看应用对象和应用场合对产品的需求而制定。比如:像政务会议场景,就要求产品应该能够显示出端庄沉稳大气一些;像医疗会议场景,就要求产品具有更亲和力、活力一些;像休闲场所的会议场景,就要求产品更加轻便、灵动性更强些。

总结


以后产品经理小张开会是这样的情形:产品演示方案准备好后,打开会议预约系统应用程序,填写好会议相应的内容,可提前将演示资料传送到会议系统或者到时投屏演示。临近会议开始时,小张与参会人员不慌不忙地走进早已自动调节好舒适环境的会议室,在就坐后,系统早已进行自动人脸识别签到,会议开始。会议过程中,人工智能会议助手协助记录会议笔记并形成会议纪要,又同时协助小张检索会议过程中用到的知识,当会议环境过于嘈杂时,提醒并协助维持好会议秩序。会后,小张只需要将已确认的讨论结果确认好并形成归档就可以完成方案的汇报。

作为一个优秀的组织,应该意识到这一点:会议室作为企业内部沟通的重要场所,不能由于现有低劣的会议解决方案而浪费人员的时间和公司的资源。会议,应该作为一个企业重要的管理对象,因为一个组织的发展往往与每个大大小小会议的沟通质量和讨论结果相关联,可以说:会议沉淀着集体的智慧和决定着组织的发展走向。好的会议解决方案真的可以为组织发展增速赋能。


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